La présente fait suite aux exigences concernant la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. (Loi 25)
Responsable de la protection des renseignements personnels
Carole Dion, conseillère d’orientation
1190 B de Courchevel (4 ième étage) , Lévis, G6W 0M6
Types de renseignements collectés
Tous les dossiers
- Noms et prénoms
- Date de naissance
- Sexe
- État civil
- Adresse
- Adresse courriel
- Numéros de téléphone
Ces renseignements sont collectés par voie électronique lorsque les rencontres ont lieu par vidéoconférence ou en personne lorsque les rencontres ont lieu en présentiel. Certains de ces renseignements peuvent être collectés sur GO Rendez-vous lorsque le client prend lui-même un r-v via ce moyen. Dans ce dernier cas, on parle minimalement des noms et prénoms, de l’adresse courriel et du no de téléphone.
Ils servent notamment à identifier clairement le client et à procéder à son inscription à des tests psychométriques, le cas échéant, et à offrir les services requis.
Certains dossiers peuvent exiger la collecte d’information comme:
- Les antécédents médicaux, scolaires ou professionnels
- Les points de vue et les opinions en tant qu’employé
- Prise ou non de médication
- Salaire annuel ou taux horaire (approximatif)
- Personne à contacter en cas d’urgence
Ces renseignements sont collectés sous forme de notes, selon les besoins du dossier, au cours des rencontres individuelles. Elles servent notamment à identifier les facteurs pouvant influencer les choix du client.
Accès aux informations
Responsable de l’accès aux informations
Carole Dion conseillère d’orientation
Conservation
Tel que le stipule l’article C-26, r. 71.1 – Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec
Le conseiller d’orientation doit conserver les dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement.
Les renseignements « papiers » sont conservés dans un bureau et classeur barré.
Les renseignements numériques sont conservés sur le support Icloud Drive, et sont protégés par mot de passe.
La prise de rendez-vous est faite par Go Rendez-vous et est protégée par mot de passe.
Tous les appareils donnant accès à votre dossier sont protégés par mot de passe, connu uniquement du professionnel.
Ils sont aussi protégés par un antivirus à jour.
Accès
Par ailleurs, le Code de déontologie de l’OCCOQ précise le droit d’accès du client à son dossier :
Art. 65 Le membre doit donner suite, avec diligence et au plus tard dans les 20 jours de sa réception, à toute demande présentée par son client dont l’objet est de prendre connaissance ou d’obtenir copie des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet.
Le membre peut exiger du client des frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction ou de la transcription de ces documents et le coût de la transmission d’une copie de ceux-ci.
Le membre qui entend exiger de tels frais doit, avant de procéder à la reproduction, à la transcription ou à la transmission, informer le client du montant approximatif qu’il sera appelé à débourser.
Art. 67 Le membre qui refuse au client l’accès à un renseignement contenu dans un dossier constitué à son sujet, dans le cas où sa divulgation entraînerait vraisemblablement un préjudice grave pour le client ou pour un tiers, ou qui refuse d’acquiescer à une demande de correction ou de suppression de renseignements dans tout document qui le concerne doit l’informer des motifs de son refus et les inscrire au dossier.
De façon générale, le conseiller d’orientation doit pouvoir assurer au client son droit d’accès à tout dossier ou document qui le concerne. Le refus d’accès constitue une exception et doit se baser sur le risque de préjudice grave, tant pour le client que pour un tiers. Par préjudice grave, il faut entendre un tort que le conseiller d’orientation pourrait causer en donnant accès au dossier à des clients, par exemple à ceux donc l’état mental est fragilisé. Le conseiller d’orientation doit également tenir compte des préjudices qui pourraient être causés à un tiers, en permettant à son client d’avoir accès à des informations qui concernent ce tiers.
Services professionnels qui impliquent la communication de renseignements personnels
Tel que le stipule l’article 21 de C-26, r. 67.2 – Code de déontologie des conseillers et conseillères d’orientation :
Afin de préserver le secret professionnel, le conseiller d’orientation:
2° prend les moyens raisonnables à l’égard des personnes qui collaborent avec lui ou qui sont sous sa supervision pour que soit préservé le secret professionnel.
Transmission de renseignements à un tiers
Dans le cas qui nous concerne, la demande de services est habituellement initiée par le tiers en question et le client est au courant de la transmission des renseignements.
Toutefois, tel que le stipule l’article 26 de C-26, r. 67.2 – Code de déontologie des conseillers et conseillères d’orientation :
Avant de transmettre un rapport à un tiers, le conseiller d’orientation obtient l’autorisation explicite du client après lui avoir exposé les renseignements qu’il contient.
Destruction des renseignements personnels
Responsable de la destruction des renseignements personnels
Carole Dion conseillère d’orientation
Tel que stipulé à l’article 10 deC-26, r. 71.1 – Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec :
Le conseiller d’orientation doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.
À l’expiration de ce délai, il peut procéder à la destruction du dossier en s’assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus. La destruction des documents sera effectuée par le professionnel à l’aide d’une déchiqueteuse dans le cas de documents papier et pas la suppression de fichiers dans le cas de fichiers électroniques.
Portabilité des renseignements
Au besoin, le client pourra avoir accès à son dossier tel que stipulé à l’article 30 de C-26, r. 67.2 – Code de déontologie des conseillers et conseillères d’orientation :
Le conseiller d’orientation donne suite, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de sa réception, à toute demande écrite d’un client souhaitant prendre connaissance ou obtenir copie des documents le concernant dans tout dossier constitué à son sujet.
Le conseiller d’orientation peut exiger du client des frais n’excédant pas le coût de la reproduction ou de la transcription de ces documents et le coût de la transmission d’une copie de ceux-ci.
Le conseiller d’orientation qui entend exiger de tels frais doit, avant de procéder à la reproduction, à la transcription ou à la transmission, informer le client du montant approximatif qu’il aura à débourser.
Si le client désire une copie numérique, elle lui sera communiquer par la voie qu’il aura choisie, dans un format PDF (Portable Document Format) et protéger par mot de passe.
Traitement des plaintes
Seules les plaintes écrites seront reçues.
Elles doivent être transmises à
Carole Dion, conseillère d’orientation
caroledion.co@gmail.com
Plan de gestion des incidents
Responsable de la gestion des incidents
Carole Dion conseillère d’orientation
Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI)
Contacter le(s) client(s)
Entrer les informations dans Annexe I – Registre des incidents de confidentialité.
Évaluation du risque de préjudice
L’évaluation du risque de préjudice sera sur la base de l’article 3.7. de la Loi sur la vie privée,
Lorsqu’elle évalue le risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité, la personne qui exploite une entreprise doit considérer notamment la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.